職場での英語の様々な課題が一気に解消した ChatGPTすぐに使えるアイディア Vol.1
はじめに
英語が母語ではない、英語が苦手だが仕事で英語を使う
英語を読むことはある程度できるが、書く方には苦労、抵抗を一層感じる
英語を勉強しているが、業務上の文章自信がない
そんな方に共有したい、ChatGPT を使って楽になる方法がいくつかありますので今後記事を何度かにわたって書いていきたいと思います。
毎日仕事で英語を使う私が感じる業務での苦労
私自身が仕事上、長年英語でメールをやり取りする機会が多く、昔から自己流で勉強は続けています。しかし、「この表現は適切なんだろうか」とか「翻訳ツールを通したこの文章は、ネイティブの人にとっては不自然なのではないだろうか」「そもそも間違えが含まれていないだろうか」という思いは常に抱えています。
メールなどの英語を書く業務経験を積んで、文面はマシなものになってきてはいると思う反面、書き終わるまでにかかる時間はなかなか短縮せず、なんとなく辛い思いをしていました。TOEICを頑張って900点取ったり、英会話を続けてもこの悩みは解消しません。
しかしここに ChatGPT というツールが現れ、私の悩みは解消され、急激に業務が楽に迅速に、そして品質も上がりました。
本記事では、英語でのビジネスメール作成における課題と、その改善方法として私が試してみたChatGPTの活用方法を共有します。
そもそもChatGPTとは
ChatGPTは、自然言語処理技術を活用したAIであり、OpenAIが開発した言語モデルです。ユーザのリクエストに対し、文脈に合わせた適切な回答を生成することができます。ChatGPTは、大量のテキストデータを学習することで、対話相手の質問や返答に対して、自然な言葉で回答したり解答案を提示しています。ビジネスメールの翻訳支援や海外顧客とのコミュニケーション、カスタマーサポートなど、様々な分野で活用されています。言語の中でも特に英語には強みを持っており、この記事で紹介する使い方は最も得意な分野の一つと言えると思います。
ChatGPTの料金プラン
ChatGPTは無償と有償のプランがあり、サービスが混雑している時間にといては無償プランではレスポンスが遅かったり、有償プランの方が回答内容の質が高いことがありますが、今のところ無償でも問題なく利用できています。（そのうち有償も試してみようと思います）
英語でのビジネスメールの課題
さて、英語でのビジネスメールを書くことは、非常に難しいものです。では具体的に何が難しいのか、ということをまとめると以下のようなものがあるのではないかと考えております。
【課題1】言葉の表現の多様性とその選択の難しさ
まず様々な表現の中で、今自分が伝えたいニュアンスを”適切に”表すフレーズを選ぶことは、母国語であっても語彙（ボキャブラリ）が必要です。様々な言い回しを知っている必要があり、それを母国語ではない英語で行うのは至難の業でしょう。
メールの相手はお客様であったり、同僚や上司であるケースもあります。取引先、関係性は様々です。更にはそれぞれの人たちがどれだけ自分と親しい間柄かということも要素となり、選択すべきフレーズは変わってくるでしょう。
私は英語を真面目に勉強し始めたのは大学受験の時からで、大学在学時に数週間短期留学したこともありはしますが、ネイティブのような言葉のセンスは身についているとはとても言えません。自分が経験して学んできたその限られた範囲で、そして悲しいことに人間は忘れる生き物です。そんな自分の中に多様な言い回しの引き出しがないということも問題なのだと思います。
【課題２】習得する方法が非効率的
さてその言葉の引き出しを増やそうとした時、社会に出て仕事をし始めた人たちにとって課題なるのが勉強時間の確保、効率的なインプットとアウトプットのトレーニングを生活の中に取り込むということです。
様々な英語の教本（単語帳やイディオムなど）、オンラインを含めたビデオ等でネイティブの言葉のシャワーを自分で浴びる、英会話講座等々地道に頑張っていく等、どの方法もそれぞれの学習法に長所あることはもちろんです。
ですが仕事で、”今”がメールを書かなければならない時、”現状の”自分の脳みそが出せる英語で”今、この自分が直面しているこの特定の状況”や”今自分が伝えたいこと”を直接表すそのフレーズが欲しいわけです。
勉強中、準備中という言い訳ができません。
今できる限りのことをしなければならないのです。その時のもどかしさときたらありません。
【課題３】メールのフォーマットやスタイルに慣れていない
英語のメールは日本語のメールとは異なるフォーマットやスタイルがあります。
また、ビジネスメールにおいては、フォーマルな表現や挨拶の方法がある程度決まっています。適切な文書の形式を作成することが難しい場合があります。反対に社内（時には社外でも）などでは驚くほど簡潔なメールが飛び交っていることもあります。
そのため日本語のメールを作成したものを翻訳するといったアプローチでは当然不自然なメールができあがります。
【課題４】タイムリミットへの対応
業務ですので常に時間の制約があり、限られた時間の中で的確な文章を作成する必要があります。しかしそのような状況下では、誤った表現に気づけず、そのままの状態で相手に送ってしまうこともあり得ます。
結果として意図したことが伝わらなかったら成果も出ず悲しいことになってしまいます。
ChatGPTを活用したビジネスメールの改善方法
ChatGPTを業務メールに利用した効果
2.1 適切性な表現で語彙の支援
ChatGPTは、幅広い語彙と表現を学習しており、それらを自然に織り込んで文章を生成します。これにをビジネスメールの文案に活用します。ビジネスメールに必要な正確な表現や、適切な敬語表現などが自然に盛り込まれるため、語彙や表現の適切性が向上します。
2.2 自然な文章を生成
ChatGPTは、自然言語処理技術により、自然で流暢な文章を生成することができます。作成するメールの内容がスムーズかつ自然な文章で表現されるため、受信者に伝わりやすく、誤解や不必要なやり取りを防ぐことができます。
2.3 素早い回答の実現
ChatGPTは、自動応答機能を備えているため、問い合わせや依頼に対して迅速かつ正確に回答することができます。これにより、メールの返信速度が向上し、スムーズなコミュニケーションが実現できます。
ChatGPTを使ったビジネスメールの利用例と、具体的な事例
3.1 ChatGPTを活用したビジネスメールの改善
ChatGPTを活用したビジネスメールの改善できた点について、以下があると思います。
- ビジネスマナーの向上
- 文章の質の向上
- 時間削減
ビジネスマナーの向上
ビジネスメールでは、相手に敬意を表す表現や、適切な敬称の使用が求められます。ChatGPTを利用することで、相手に対する適切な敬意表現の使い方や、敬称の使い方を学ぶことができます。
文章の質の向上
ChatGPTが提供する表現方法を参考にすることで、より簡潔で分かりやすい文章を作成することができます。また、ChatGPTが提供する表現方法を参考にすることで、相手に適切に伝えることができる文章を作成することができます。
時間削減
ChatGPTが文章を全部出力するので、コピペをして主語などを少し調整すれば出来上がりです。
3.2 ChatGPTを英文メールの翻訳支援に利用する
ではここからは実際にChatGPTをどう使ってみたか、具体的な例を紹介します。まずは翻訳に利用した例です。
もはや仕事が国際的なものであってもなくても、英語を使ったメールのやり取りが必要になることがありますが、英語が母国語ではない人にとっては、文法や表現方法に苦労することがあります。そのため、ChatGPTを使って翻訳に利用するのも一つの方法です。
ChatGPTを利用することで、日本語で書かれたメールの内容を英語に翻訳し、より適切な表現方法を提供することができます。例えば、日本語のメールに含まれる英語表現が適切でない場合、ChatGPTがより自然な表現方法選択して提示してきます。
利用してみた感想としては、意訳やコンテキストの把握が優秀だと思いました。
翻訳を頼んでみよう
例として、自分で書きたい文章のドラフトを日本語で書きその翻訳支援を頼むパターンです。
このリクエストに対するChatGPTの作成した文章が以下です。
十分そのまま使っても大きな問題さそうな文章が出てきました。元々は私が書いた、割と日本の仕事の場面ではよく見る「ご担当者様」とか「お世話になります」とか「よろしくおねがいします」という、よく考えればどう訳してよいのかわからない言葉が散りばめられています。そんな文章はあえて直訳せず非常に自然な文章が出てきました。
ChatGPTに「考えること」、そして「タイプすること」両方を任せることができました。これまでの苦労が一気に解消された気持ちです。
ChatGPTにさらなる改善を要求してみよう
ChatGPTが提示した回答をChatGPTにさらに見直してもらうと言うことが可能です。
先ほどChatGPTに教えてもらった文章について、本当にビジネスメールとして利用できるものか再確認してみました。
質問や依頼は具体的にするのがコツだと思います。
すると以下のような返答があり、問題ないものの最後に会社の署名を入れようと言われました。
さらにもっと他の言い方はないのかと尋ねれば、その思いも汲み取ってくれます。
例えば、先ほどの文章をもう少しカジュアルにできないか聞いてみました。
こう尋ねるとChatGPTが別の案を提示してくれます。
より砕けた表現が並んでいます。ChatGPTには何を聞いても答えてくれます。たとえ次のようなボヤッとした質問でもOKです。
説明もしてくれる
すると次のように細かくそれぞれのフレーズのニュアンスを整理して教えてくれました。
このようにChatGPTを使って英語メールの翻訳支援を行うことで、双方の言語の壁を取り除き、より円滑丁寧なコミュニケーションを実現することができます。
英語についての自分専用の翻訳サービスであり、何でも質問することができるメンターがいつでもそこにいるような感覚です。
まとめ
ChatGPTを使うことで、英語でのEmail作成が飛躍的に楽に、かつ高品質に、迅速に完了できることを紹介しました。
今回は初回の解説ということもありある程度自分が文面を書くパターンの紹介を元にして、様々な利用シーンを紹介しました。
今後はさらに自分で考えることを放棄した「丸投げパターン」や、利用上の注意点なども紹介したいと思います。
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